Politika Zaštite Osobnih Podataka

POLITIKA ZAŠTITE OSOBNIH PODATAKA

I. POJMOVNIK

Osobni podatak - podaci koji se odnose na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi („ispitanik“)

Ispitanik - jest osoba koja se može identificirati izravno ili neizravno, osobito uz pomoć identifikatora kao što su ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili uz pomoć jednog ili više čimbenika svojstvenih za fizički, fiziološki, genetski, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet tog pojedinca

Obrada osobnih podatka - svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka, bilo automatiziranim bilo neautomatiziranim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje

Voditelj obrade - fizička ili pravna osoba, koja samo ili zajedno s drugima određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka;

Informacijski sustav - sveobuhvatnost tehnološke infrastrukture, organizacije, ljudi i postupaka za prikupljanje, obradu, generiranje, pohranu, prijenos, prikaz te distribuciju informacija kao i raspolaganje njima. Informacijski sustav moguće je definirati i kao međudjelovanje informacijske tehnologije, podataka i postupaka za procesiranje podataka te ljudi koji prikupljaju navedene podatke i njima se koriste.

Nadzorno tijelo - neovisno tijelo javne vlasti koje je osnovala Republika Hrvatska u svrhu kontrole i osiguranja provođenja Uredbe

Povjerljivost - svojstvo informacija (podataka) da nisu dostupne ili otkrivene neovlaštenim subjektima.

Privola - svako dobrovoljno, posebno, informirano i nedvosmisleno izražavanje želja ispitanika kojim on izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose;

Povreda osobnih podataka - kršenje sigurnosti koje dovodi do slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjene, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa osobnim podacima koji su preneseni, pohranjeni ili na drugi način obrađivan;

Izrada profila – svaki oblik automatizirane obrade osobnih podataka koji se sastoji od uporabe osobnih podataka za ocjenu određenih osobnih aspekata povezanih s pojedincem, posebno za analizu želja i potreba kod kupoprodaje nekretnina.

Treće strane –fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje nije ispitanik, voditelj obrade, izvršitelj obrade ni osobe koje su ovlaštene za obradu osobnih podataka pod izravnom nadležnošću voditelja obrade ili izvršitelja obrade

Distributivni kanali - predstavljaju sredstva i načine preko kojih je omogućen pristup, ugovaranje, korištenje proizvoda i usluga Agencije te slanje komercijalnih informacija i ponuda vezanih uz proizvode i usluge Agencije, a obuhvaćaju poslovnice Agencije i web stranicu Agencije: www.biliskov.com, te ostalo. Informacija, o dostupnim distributivnim kanalima Agencije, je Klijentu u svakom trenutku dostupna telefonskim pozivom.

Obvezujuća korporativna pravila - politike zaštite osobnih podataka kojih se voditelj obrade s poslovnim nastanom na državnom području države članice EU pridržava za prijenose ili skupove prijenosa osobnih podataka voditelju obrade ili izvršitelju obrade u jednoj ili više trećih zemalja unutar grupe poduzetnika ili grupe poduzeća koja se bave zajedničkom gospodarskom djelatnošću.

II. TEMELJNE ODREDBE

Zaštita podataka zauzima značajno mjesto u poslovanju Agencije, koja u svom svakodnevnom poslovanju prikuplja i obrađuje osobne podatke klijenata, zaposlenika, poslovnih partnera ili drugih osoba s kojima ostvaruje poslovnu suradnju (u daljnjem tekstu: ispitanici). Ovom Politikom se definiraju osnovna načela i pravila zaštite osobnih podataka u skladu s zakonskim propisima.

Politika zaštite osobnih podataka (u daljnjem tekstu: Politika) j akt koji opisuje svrhu i ciljeve prikupljanja, obrade i upravljanja osobnim podacima unutar Agencije. Politika osigurava adekvatnu razinu zaštite podataka u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka - UREDBA (EU) 2016/679 EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (u nastavku: Uredba) i drugim primjenjivim važećim zakonima vezanim uz zaštitu osobnih podataka.

III. OPSEG I CILJ

Politika zaštite osobnih podataka za svrhu ima uspostavljanje okvira zaštite osobnih podataka sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka. Politika utvrđuje pravila povezana sa zaštitom pojedinaca u pogledu prikupljanja i obrade osobnih podataka i pravila povezana sa slobodnim kretanjem osobnih podataka.

Politika se primjenjuje na sve obrade osobnih podataka, osim u slučajevima kada su obrade takve prirode da se radi o statističkim analizama iz kojih nije moguće identificirati pojedinca.

IV. NAČELA OBRADE PODATAKA

Načela obrade podataka su osnovna pravila kojih se Agencija pridržava prilikom obrade osobnih podataka ispitanika, a obrade koje se provode sukladno niže navedenim načelima smatraju se zakonitima.

1. Zakonito i pošteno – s obzirom na ispitanike i njihova prava, Agencija će obrađivati osobne podatke ispitanika sukladno važećim zakonima i pokrivajući sva prava ispitanika. Ponekad će se ispitanike morati pitati i za neke osobne podatke koji nisu potrebni za ostvarenje konkretne usluge, no Zakonom su obvezni za prikupljanje (npr. Zakon o sprečavanju pranja novca i financiranja terorizma).

2. Transparentno – Agencija će osigurati transparentnost obrade osobnih podataka te će, sukladno Uredbi, pružiti ispitanicima sve potrebne informacije i na zahtjev osigurati ispitanicima uvid u njihove podatke, obrazloženja obrada, temelje i zakonitosti obrade i sl. Kroz ovu Politiku, ali i kroz druge kanale koje će biti dostupni ispitanicima, Agencija će osigurati informacije ispitanicima kako se osobni podaci koji se odnose na njih prikupljaju, upotrebljavaju, daju na uvid ili na drugi način obrađuju, kao i do koje se mjere ti osobni podaci obrađuju ili će se obrađivati. Ispitanik će biti pravovremeno, odnosno prije samog prikupljanja podataka, upoznat sa svim relevantnim informacijama.

3. Uz ograničenje svrhe – osobni podaci moraju biti prikupljeni u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne smiju obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama. Primjerice, ako je ispitanik ustupio set osobnih podataka (npr. ime, prezime, OIB, telefon i sl.) u svrhu posredovanja u kupoprodaji, Agencija iste podatke neće obrađivati neku drugu svrhu, osim ako postoje druge obrade koje su uvjetovane zakonom ili su neophodne za kvalitetno isporučivanje same usluge.

4. Uz ograničenje pohrane – Agencija osigurava da su osobni podaci ispitanika čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju. Agencija osobne podatke može pohraniti i dulje, ali za to mora imati jasnu svrhu u smislu zakonske obveze (npr. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima) ili legitimni interes (npr. u slučaju sudskog spora)

5. Koristeći samo potrebne podatke (smanjenje količine podataka) – Agencija osobne podatke prikuplja i obrađuje na način da su primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju. Procesi u Agenciji su dizajnirani na način da se ne prikupljaju podaci za koje ne postoji opravdana potreba za prikupljanjem.

6. Točnost – Agencija osigurava da su podaci točni i prema potrebi ažurni; mora se poduzeti svaka razumna mjera radi osiguravanja da se osobni podaci koji nisu točni, uzimajući u obzir svrhe u koje se obrađuju, bez odlaganja izbrišu ili isprave. Agencija osigurava primjenu ovog načela kroz transparentan proces komunikacije s ispitanicima kroz koji se može zatražiti ispravak podataka u slučaju da ispitanik primijeti da neki od njegovih osobnih podataka nije ispravno naveden.

7. Osigurava sigurnost, nadzor i kontrolu nad podacima i obradama podataka (Cjelovitost i povjerljivost) – Agencija prikuplja i obrađuje podatke na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera. Agencija koristi zaštićene IT sustave, kao metode nadzora nad pristupom podataka, ograničenja pristupa podacima sukladno potrebi radnog mjesta i sl.

Sukladno navedenim načelima, podacima ispitanika pristupat će djelatnici Agencije ovisno o njihovim ovlaštenjima i radnim mjestima, kako bi uspješno ispunili poslove definirane za njihovo radno mjesto. Također dio usluga za Agenciju obavljaju i druge pravne  osobe s kojima će podaci ispitanika biti podijeljeni samo ako su oni nužni za potrebe ispunjenja obveza iz Ugovora. Primjer toga je izrada kupoprodajnih akata i dostavljanje nužnih osobnih podataka odvjetnicima.

Agencija će podatke ispitanika proslijediti državnim institucijama u slučaju kada za to postoji zakonska osnova (primjerice obrasci za zakonsku uredbu ZSPNFT).

V. ZAKONITOST OBRADE

Agencija osobne podatke ispitanika smatra njihovim vlasništvom te se prema njima tako i odnosi. Međutim, kako bi Agencija bila u mogućnosti pružiti uslugu ispitaniku, a sukladno niže navedenim zakonitostima, potrebno je obrađivati minimalan set podataka neophodan za kvalitetno pružanje pojedine usluge. U suprotnom, odnosno ako ispitanik odbije ustupiti traženi set podataka, Agencija neće biti u mogućnosti pružiti mu uslugu.

Sukladno tome, osobni podaci ispitanika obrađuju se kada je zadovoljen jedan od niže navedenih uvjeta:

a) obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora.

b) obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza - u svakom trenutku kada zakon Agenciju ovlašćuje ili obvezuje na određenu obradu, Agencija će temeljem tog zakona obrađivati osobne podatke ispitanika. Na primjer, u slučaju postojanja zakonske obveze, kao što je Zakon o sprječavanju pranja novca i financiranju terorizma, Agencija će prikupljati i obrađivati zakonski definiran set podataka, te u slučaju da ispitanik odbije ustupiti traženi set podataka, Agencija neće biti u mogućnosti pružiti mu uslugu.

c) obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa Agencije - osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete. Pod legitimnim interesom Agencija podrazumijeva obrade koje služe kako bi se unaprijedio proces, razvoj proizvoda i unapređenje poslovanja, modernizirale usluge, ponudili proizvodi i usluge za koje je razvidno da bi mu olakšale poslovanje s Agencijom, te u korist rješavanja sudskih sporova.

d) ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka  - privola mora biti dokaziva i dobrovoljna, napisana lako razumljivim jezikom i ispitanik ima pravo u svakom trenutku povući svoju privolu (povlačenje privole mora biti jednako jednostavno kao i davanje privole. Prezentaciju novih proizvoda i usluga, kao i ponudu nekretnina koje Agencija komunicira putem dostupnih distributivnih kanala Agencija smatra dijelom usluge te za to neće zatražiti privolu ispitanika dok je sama obrada u skladu s načelima obrade navedenih u točku V. te se temelji na nekoj od navedenih zakonitosti obrade.

e) obrada je nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika;

VI. PRAVA ISPITANIKA

Agencija je svjesna kako su osobni podaci ispitanika njegovo vlasništvo te iako su ti podaci neophodni za pružanje usluge, ispitanici u svakom trenutku zadržavaju određena prava u odnosu na obrade njihovih podataka te Agencija podatke prikuplja i obrađuje samo uz postojanje gore navedenih zakonitosti obrade.

Agencija će u trenutku prikupljanja informacija od ispitanika pružiti sljedeće informacije: identitet i kontaktne podatke voditelja obrade, svrhe obrade radi kojih se upotrebljavaju osobni podaci kao i pravnu osnovu za obradu, legitimne interese, primatelje osobnih podataka, razdoblje pohrane podataka ili kriterije koji definiraju to razdoblje, prava vezana uz privole, te postojanje niže navedenih prava. U slučaju da se podaci ne prikupljaju izravno od ispitanika, uz navedene podatke navodi se i izvor osobnih podataka.

Agencija osobne podatke obrađuje sukladno pravima ispitanika definiranim unutar Uredbe, a koja su navedene u nastavku:

·         Pravo na brisanje („pravo na zaborav“) - ispitanik ima pravo od Agencije ishoditi brisanje osobnih podataka koji se na njega odnose, a Agencija ima obvezu obrisati osobne podatke bez nepotrebnog odgađanja ako je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta:

a. osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni ili na drugi način obrađeni

b. ispitanik povuče privolu na kojoj se obrada temelji, a ne postoji druga pravna osnova za obradu

c. ispitanik uloži prigovor na obradu, a legitimni razlozi za realizaciju prava na brisanje imaju veću težinu od legitimnog interesa Agencije za obradu i/ili čuvanje osobnih podataka

d. osobni podaci nezakonito su obrađeni

e. osobni podaci moraju se brisati radi poštovanja pravne obveze

·         Pravo na pristup podacima - ispitanik ima pravo dobiti od Agencije potvrdu obrađuju li se njegovi osobni podaci te ako se takvi osobni podaci obrađuju, pristup osobnim podacima i svrsi obrade, kategorijama podataka, potencijalnim primateljima kojima će osobni podaci biti otkriveni, i sl.

·         Pravo na ispravak - ispitanik ima pravo bez nepotrebnog odgađanja ishoditi od Agencije ispravak netočnih osobnih podataka koji se na njega odnose. Dodatno, ispitanici imaju obvezu ažuriranja osobnih podataka u poslovnom odnosu Agencijom.

·         Pravo na prijenos podataka - ispitanik ima pravo zaprimiti osobne podatke koji se odnose na njega, a koje je pružio Agenciji u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu te ima pravo prenijeti te podatke drugom voditelju obrade.

·         Pravo na prigovor - ispitanik ima pravo na temelju svoje posebne situacije u svakom trenutku uložiti prigovor na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega. Agencija u takvoj situaciji više ne smije obrađivati osobne podatke osim ako dokaže da postoje uvjerljivi legitimni razlozi za obradu koji nadilaze interese, prava i slobode ispitanika ili radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva. Nadalje, ako se osobni podaci obrađuju za potrebe izravnog marketinga, ispitanik u svakom trenutku ima pravo uložiti prigovor na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega za potrebe takvog marketinga, što uključuje izradu profila u mjeri koja je povezana s takvim izravnim marketingom

·         Pravo na ograničenje obrade – ispitanik ima od Agencije pravo tražiti pravo na ograničenje obrade u slučaju da osporava točnost osobnih podataka, kada smatra da je obrada nezakonita te se protivi brisanju osobnih podataka i umjesto toga traži ograničenje njihove uporabe, te u slučaju kada je ispitanik uložio prigovor na obradu i očekuje potvrdu nadilaze li legitimni razlozi voditelja obrade razloge ispitanika

Ispitanik ima pravo u svakom trenutku zahtijevati realizaciju bilo kojeg od gore navedenih prava. Agencija ispitaniku na zahtjev pruža informacije o poduzetim radnjama vezanim uz navedena prava, najkasnije u roku od 1 mj. od zaprimanja zahtjeva (ovisno o količini i kompleksnosti zahtjeva)..

Dodatno, ispitanik ima pravo da se na njega ne odnosi odluka koja se temelji isključivo na automatiziranoj obradi, uključujući izradu profila, koja proizvodi pravne učinke koji se na njega odnose ili na sličan način značajno na njega utječu, osim ako je ta odluka:

- potrebna za sklapanje ili izvršenje ugovora između ispitanika i Agencije

- dopuštena zakonom

- temelji na izričitoj privoli ispitanika

VII. OBVEZE AGENCIJE SUKLADNO UREDBI

Agencija kontinuirano provodi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite uzimajući u obzir prirodu, opseg, kontekst i svrhe obrade, kao i rizike različitih razina vjerojatnosti i ozbiljnosti za prava i slobode ispitanika.

-Agencija kontinuirano poduzima značajne organizacijske i tehničke mjere kako bi zaštitila osobne, a i sve ostale, podatke ispitanika.

- Agencija ne dopušta neovlašteno prikupljanje, obradu ili korištenje osobnih podataka. Primjenjuje se pravilo ograničavanja pristupa podacima samo na one podatke koji su potrebni za obavljanje pojedinih poslovnih zadataka. Zaposlenicima grupe je strogo zabranjeno korištenje osobnih podataka ispitanika u bilo koju svrhu koja nije u skladu s uvjetima definiranim u poglavlju IV. Zakonitost obrade. Dodatno je potrebno naglasiti da Agencija, a sukladno važećim zakonima (npr. Zakon o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma) imaju pravo uvida i obrade dijela osobnih podataka, ali isključivo u opsegu koji je potreban da bi se ispunili regulatorni zahtjevi ili kako bi se izvršio Ugovor s ispitanikom.

- Osobni podaci se štite od neovlaštenog pristupa, korištenja, izmjene te gubitka. Mehanizmi zaštite se primjenjuju na osobne podatke unutar Agencije bez obzira u kojem se obliku oni čuvaju – papirnatom ili elektroničkom.

VII. AUTOMATSKA OBRADA PODATAKA

Donošenje odluka temeljem automatske obrade podataka je sastavni dio poslovanja Agencije i kao takva je neophodna, a provodi se sukladno:

- važećim zakonima kojima podliježe Agencija, među ostalim u svrhe praćenja i sprečavanja prijevare, pranja novca i sl., što se provodi u skladu s propisima, standardima i preporukama institucija Europske Unije ili nacionalnih nadzornih tijela

- osiguravanja sigurnosti i pouzdanosti usluge koju pruža Agencija

- ako je nužno za sklapanje ili izvršavanje ugovora između ispitanika i voditelja obrade što uključuje umanjenje rizika u poslovanju, unaprjeđenje poslovanja, određenih prekonoćnih obrada koje su sastavni dio IT sustava i sl.

- kada je ispitanik izričito dao svoju privolu

U skladu s Uredbom, Agencija omogućava ispitanicima pravo prigovora na automatsku, ali i ručnu, obradu podataka u svrhu izravnog marketinga, uključujući izradu profila u mjeri u kojoj je povezana s takvim izravnim marketingom, bilo u odnosu na početnu ili daljnju obradu, u bilo koje vrijeme i besplatno.

IX. PRIJENOS OSOBNIH PODATAKA

U slučaju sklapanja ugovora o poslovnoj ili tehničkoj suradnji postoji mogućnost da Vaše osobne podatke proslijedimo vanjskom suradniku koji ima stručne kompetencije i koji osigurava dovoljna jamstva u pogledu osiguravanja odgovarajućih mjera zaštite osobnih podataka i s kojim Biliškov nekretnine d.o.o. imaju potpisan ugovor o suradnji, a sve sa svrhom kako bismo Vam pružili što bržu i kvalitetniju uslugu. Npr. pri izradi kupoprodajnih akata određeni osobni podaci prosljeđuju se odvjetniku koji izrađuje kupoprodajne akte.

X. REGISTAR OBRADA OSOBNIH PODATAKA

Agencija vodi evidenciju aktivnosti obrada za koje je odgovorna, odnosno u slučajevima kada je u ulozi voditelja obrade. Ta evidencija je u elektroničkom i 'papirnatom' obliku i sadržava najmanje sljedeće informacije:

·         ime i kontaktne podatke voditelja obrade

·         svrhe obrade

·         opis kategorija ispitanika i kategorija osobnih podataka

·         kategorije primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni

·         predviđene rokove za brisanje različitih kategorija podataka, ako je to moguće

·         opći opis tehničkih i organizacijskih sigurnosnih mjera

XI. INCIDENTI/CURENJE PODATAKA I PRAVO NA PRITUŽBU

Agencija poduzima tehnološke mjere kako bi zaštitila osobne podatke ispitanika. Dodatno, svi zaposlenici imaju dužnost obavijestiti odgovornu osobu u slučaju incidenta vezanog uz zaštitu osobnih podataka, a u slučaju povrede osobnih podataka Agencija je incident dužna prijaviti Agenciji za zaštitu osobnih podataka unutar 72 sata nakon saznanja o povredi, ako je to izvedivo.

Također, u slučaju povrede osobnih podataka koje će vjerojatno prouzročiti visok rizik za prava i slobode pojedinaca, Agencija bez nepotrebnog odgađanja obavještava ispitanika o povredi osobnih podataka.

Ispitanik ima pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu (Agencija za zaštitu osobnih podataka) u slučaju incidenta koji se tiče njegovih osobnih podataka ili ako smatra da Agencija krši njegova prava definirana Općom uredbom o zaštiti podataka.

XII. ZAVRŠNE ODREDBE

Ova Politika stupa na snagu danom donošenja, a promjenjuje se od 25.05.2018. godine